Gute und effektive Software, die Zeit einspart und die produktivität erhöht, passt hervorragend in das Thema des "Green Office", da sie direkt zu den Zielen der Nachhaltigkeit und Effizienz im Büro beiträgt:
Reduzierung des Papierverbrauchs: Digitale Tools und Softwarelösungen ermöglichen papierloses Arbeiten, was den Bedarf an physischen Dokumenten verringert. Dies schont Ressourcen und reduziert den Abfall.
Energieeffizienz: Effiziente Software kann dazu beitragen, die für bestimmte Aufgaben benötigte Rechenleistung und damit den Energieverbrauch zu minimieren. Beispielsweise können Cloud-basierte Lösungen effizienter sein als der Betrieb eigener Server vor Ort.
Förderung von Remote-Arbeit: Software, die kollaboratives Arbeiten aus der Ferne ermöglicht, reduziert die Notwendigkeit für physische Anwesenheit im Büro. Dies kann zu einer Verringerung des Verkehrs und damit verbundener Emissionen führen, da Mitarbeiter weniger pendeln müssen.
Optimierung von Geschäftsprozessen: Zeitersparnis durch den Einsatz effektiver Software führt zu einer effizienteren Arbeitsweise. Weniger Zeit- und Ressourcenverschwendung bedeutet eine nachhaltigere Betriebsführung.
Unterstützung einer nachhaltigen Unternehmenskultur: Die Implementierung von Technologien, die den Arbeitsaufwand minimieren und gleichzeitig die Umwelt schonen, fördert eine Kultur der Nachhaltigkeit im Unternehmen.
Durch die Einbindung solcher Software in das Konzept des Green Office tragen Unternehmen nicht nur zum Umweltschutz bei, sondern steigern auch ihre Effizienz und Produktivität, was letztlich zu einer Win-Win-Situation für die Umwelt und das Unternehmen führt.
Word ist eines der beliebtesten Textverarbeitungsprogramme. Es ist Teil des Office-Programmpakets, das aus mehreren Komponenten besteht und die Arbeit im Büro erleichtert. Seit dem Erscheinen des ersten Office-Pakets im Jahr 1989 wurde es ständig weiterentwickelt. Mittlerweile ist der Umfang so groß, dass kaum ein Anwender alle Komponenten kennt. In diesem Artikel werden einige Funktionen vorgestellt, die die Arbeit erleichtern und deutlich effektiver machen.
Menüband anpassen
Bei Office für Mac und Windows gibt es seit einigen Jahren das sogenannte Menüband. Dabei handelt es sich um eine Sammlung von Schaltflächen, die bei Bedarf angeklickt werden können. Wer mehr Platz auf dem Desktop braucht, kann das Menüband ausblenden oder so einstellen, dass nur die Registerkarten zu sehen sind. Viele wissen jedoch nicht, dass man das Menüband individuell anpassen und sogar eigene Registerkarten hinzufügen kann.
Bei der Arbeit mit Word stellen die meisten Benutzer schnell fest, dass immer die gleichen Befehle verwendet werden. Diese können in einer eigenen Registerkarte zusammengefasst werden. Der Benutzer kann in Zukunft nur noch mit diesem Register arbeiten und erspart sich das langwierige Suchen in der Vielzahl der anderen Register.
Die Vorgehensweise ist denkbar einfach: Mit der rechten Maustaste in das Menüband klicken und dann auf Menü anpassen. Dort finden Sie eine Liste der verfügbaren Registerkarten, die Sie einfach mit den Pfeiltasten verschieben können. Sie können eine neue Registerkarte erstellen, Schaltflächen umbenennen oder in Gruppen zusammenfassen.
Arbeitserleichterung durch Add-Ins und Makros
Die meisten Internetnutzer wissen, dass Windows 10 an die Bedürfnisse des Nutzers angepasst und erweitert werden kann. Dies ist auch mit Word möglich. Eine einfache und meist kostenlose Möglichkeit der Erweiterung sind sogenannte Add-Ins. Einfach den Reiter öffnen und auf Add-Ins holen klicken.
Hier eine Liste nützlicher Add-Ins:
Übersetzungen
Formatierungshilfen
Einfügen von Dokumenten
Makros
Die oben erwähnten Makros sind einzelne Aktionen, die immer wieder ausgeführt werden. Dem Makro einen Namen geben und eine Schaltfläche oder eine Tastenkombination zuweisen. Dem Benutzer stehen eine Reihe von möglichen Symbolen zur Verfügung, die als Schaltflächen verwendet werden können. Um ein Makro zu erstellen, einfach auf die Registerkarte Makros klicken und aufzeichnen. Jetzt einfach die gewünschten Tastenkombinationen ausführen und das Makro aufzeichnen.
Texte in Word diktieren
Texte können nicht nur über die Tastatur eingegeben, sondern auch einfach diktiert werden. In neueren Word-Versionen gibt es dafür eine Schaltfläche in der Menüleiste. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich eine Schaltfläche mit einem pulsierenden blauen Kreis mit einem Mikrofonsymbol. Dies zeigt an, dass die Sprache gerade aufgenommen wird. Mit dem Zahnradsymbol lassen sich Einstellungen vornehmen. Damit kann die Sprache gewechselt und die automatische Zeichensetzung aktiviert werden. Letzteres ist nicht unbedingt zu empfehlen, da die Interpunktion etwas abenteuerlich ist. Um mit Diktierfunktionen effektiv arbeiten zu können, ist es notwendig, deutlich zu sprechen, sonst schleichen sich viele Fehler ein. Mit etwas Übung ist es möglich, Texte in einem Bruchteil der sonstigen Zeit zu erfassen.
Fazit
In allen Medien wird immer häufiger über den Klimawandel berichtet. Für viele Menschen ist das ein Thema, bei dem sie das Gefühl haben, wenig tun zu können. Dabei können schon kleine Veränderungen Großes bewirken. Durch effizientes Arbeiten mit Word lässt sich nicht nur so mancher Papierausdruck einsparen, sondern auch die Arbeit im Büro effektiver gestalten. Mit den vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten, die das Menüband, Makros und Add-Ins zur Verfügung stellen, ist die Arbeit in einem Bruchteil der sonst üblichen Zeit erledigt. Noch effektiver lässt sich arbeiten, wenn man Texte nicht mehr tippt, sondern einfach diktiert. Die eingesparte Zeit kann dann in den Klimaschutz investiert werden.
