Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, wird es für mittelständische Unternehmen immer wichtiger, ressourceneffizienter und nachhaltiger zu wirtschaften, und das nicht nur alleine, um Kosteneinsparungen zu erzielen. Regulierungen wie beispielsweise der EU-Green-Deal, das Energieeffizienzgesetz (EnEfG) oder die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), welche auch börsennotierte KMU zu detaillierter Berichterstattung verpflichten, machen eine transparente Erfassung und Speicherung sämtlicher Unternehmensdaten erforderlich.
Neben einer individuellen, auf das jeweilige Unternehmen abgestimmten Strategie, spielen auch ERP-Systeme eine große Rolle, wenn es darum geht, Prozesse und Abläufe zu digitalisieren und effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Wie können Unternehmen allgemein von entsprechenden Lösungen profitieren und welche eignen sich besonders für KMU?
Von Finanzen bis Produktion: Alles auf einer zentralen Plattform
Als ERP-System (Enterprise Resource Planning) bezeichnet man ganz allgemein ein Softwaresystem, mit welchem sich sämtliche Unternehmensressourcen von Personal, über Finanzen bis hin zu Produktion und Vertrieb auf einer einheitlichen Plattform bündeln – so können sämtliche Ressourcen zentral verwaltet und bearbeitet werden. Cloud-basierte ERP-Systeme ermöglichen zudem einen ortsunabhängigen Echtzeitzugriff auf die Daten.
Während der generelle Zweck eines ERPs immer darin besteht, die Unternehmensressourcen effizienter zu nutzen und nachhaltiger zu wirtschaften, unterscheiden sich die Systeme unterschiedlicher Hersteller durchaus im Detail. Gerade für mittelständische Unternehmen ist es daher oft nicht einfach, eine optimale Lösung zu finden. Ein genauer Vergleich und das Wissen um die eigenen, individuellen Anforderungen sind unabdingbar, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Im Folgenden eine Auswahl empfehlenswerter Lösungen, die sich speziell an kleine und mittelständische Unternehmen richten:
Platz 1: TOPIX
Die ERP-Software TOPIX für den Mittelstand ist eine vollumfängliche, modular aufgebaute unser User-basierte All-in-One-Lösung, welche alle Prozesse (CRM, DMS, Warenwirtschaft, Finanzen und Personalwesen) zentral in einer Platgtform bündelt und einen einfachen Einstieg bietet. Besonders interessant für Unternehmen, die einen besonderen Fokus auf Nachhaltigkeit legen, ist TOPIX vor allem auch aufgrund des Umweltschutzengagements: TOPIX ist Gründungsmitglied des Klimabündnis Ebersberg-München, welches seit 2022 besteht und in dem sich mittlerweile bereits 26 Unternehmen gemeinsam für eine Reduzierung von CO₂-Emissionen einsetzen.
Vorteile:
- flexibles Abomodell für unterschiedliche Anforderungen
- volle Integration aller Unternehmensprozesse
- benutzerfreundliche Oberfläche
- automatisierte Prozesse
- flexibel und skalierbar
- Low-Code-Konfiguration ohne Programmierung
- DSGVO-konform
Nachteile:
- ab einer Anzahl von mehr als 500 Mitarbeitern kann Skalierbarkeit an ihre Grenzen stoßen
- unter Umständen hohe Implementierungskosten.
Platz 2: Odoo
Die ERP-Plattform Odoo ist modular aufgebaut und Open Source, was bedeutet, dass das Basis-Modell der Software komplett kostenlos genutzt werden kann. Das mag für den Einstieg unter Umständen eine durchaus praktikable Lösung sein, sobald das Unternehmen aber an Fahrt aufnimmt, empfiehlt es sich, auf professionelle Lösungen wie Odoo Online Custom oder Odoo Online Standard zu wechseln.
Vorteile:
- volle Integration aller Unternehmensprozesse
- Open-Source-Nutzung möglich
- flexibel anpassbar
- große Community
Nachteile:
- schwierige Einrichtung
- mitunter sehr komplex in der Bedienung (erfordert Einarbeitung)
- potenzielle Performance-Probleme bei schlechter oder ungenügender Optimierung
Platz 3: Weclapp
Weclapp ist eine SaaS-Cloud-ERP für KMU mit Ausrichtung auf Handel und Dienstleistungen. Die Software ist in drei unterschiedlichen Paketen erhältlich, die sich an der jeweiligen Geschäftsausrichtung orientieren: ERP Starter für Kleinunternehmen, ERP Dienstleister und ERP Handel.
Vorteile:
- deckt alle relevanten Geschäftsbereiche ab
- intuitive Benutzeroberfläche
- einfache Konnektivität zu anderen Tools und Systemen
- guter Kundensupport
Nachteile:
- vergleichsweise hohe Kosten
- komplexe Einrichtung
- Anpassungsmöglichkeiten eingeschränkt
Platz 4: SAP Business One
SAP Business One wurde speziell für die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen entwickelt und ist daher deutlich schlanker, als entsprechende SAP-Lösungen für große Unternehmen. Es bietet ebenfalls eine volle Integration sämtlicher Geschäftsprozesse und einen modularen Aufbau, wodurch das System mit wachsenden Ansprüchen flexibel erweitert werden kann.
Vorteile:
- volle Integration aller Unternehmensprozesse
- automatisierte Prozesse
- modularer Aufbau
Nachteile:
- hohe Lernkurve kann Mitarbeiterschulungen erforderlich machen
- ungeeignet für Unternehmen mit sehr spezifischen Anforderungen
Platz 5: Dynamics 365 Business Central
Dynamics 365 Business Central ist das Microsoft-eigene ERP-System für mittelständische Unternehmen. Diese cloudbasierte Lösung bietet alles, was für übersichtliche und effiziente Prozesse wichtig ist, und kann flexibel mit wachsenden Unternehmensansprüchen mitwachsen.
Vorteile:
- benutzerfreundlich
- einfache Integration von Microsoft-Produkten
- flexibel Skalierbar
- voller Zugriff per App
Nachteile:
- hohe Lernkurve
- vergleichsweise hohe Kosten
- zeitaufwändige Implementierung
- individuelle Anpassungen teils aufwändig
Fazit
Dieser Überblick dient als grobe Orientierung und kann eine eigenständige Auseinandersetzung mit dem Thema, eine individuelle Analyse der Geschäftsprozesse und einen Vergleich unterschiedlicher Lösungen nicht ersetzen. In vielen Fällen lassen sich die ERP-Systeme für einen gewissen Zeitraum kostenlos testen, was durchaus empfehlenswert ist, um sich ein genaueres Bild zu verschaffen.