Die Rolle von modernen Buchungssystemen in flexiblen Büros und Co-Working Spaces

Co-Working Spaces waren einmal der letzte Schrei, bis die Pandemie diesen schnell wachsenden Bereich abrupt stoppte. Mit der neuen Freiheit, von zu Hause aus zu arbeiten, wurde das Buchen von Plätzen und Büros mittels Raumbuchungssysteme in gemeinschaftlichen Arbeitsräumen mehr zum Luxus als zur Notwendigkeit. Doch nun scheint dieser Bereich wieder aufzuleben.

Büroflächen-Leasing als Trend

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich gegen die langfristige Anmietung kompletter Büros, was einen deutlichen Trend zum flexiblen Büroflächen-Leasing bewirkt hat. Diese Entwicklung wird durch den Bedarf an Kosteneinsparungen nach zwei herausfordernden Pandemiejahren weiterhin enorm verstärkt.

Research And Markets, ein renommiertes Forschungsunternehmen, erwartet für diesen Sektor zwischen 2021 und 2025 ein Wachstum von über 13 Milliarden Dollar, was einer jährlichen Wachstumsrate von 11 % entspricht.

Lösungen für die Herausforderungen in Co-Working Spaces und Büroräumen

In Co-Working Spaces und vermietbaren Büroflächen brodelt es geradezu vor lauter neuen Mietern und der ständigen Nachfrage nach Meetingräumen. Hier kommen Raumbuchungssysteme als Organisationstool ins Spiel. Sie machen das Reservieren und Verwalten von Räumen super einfach. Kein Durcheinander mehr mit Doppelbuchungen oder dem Rätselraten, welcher Raum wann frei ist. Hier sind ein paar handfeste Gründe, warum diese Systeme ein echter Gewinn sind:

1. Übersichtliche Verwaltung von Meetingraum-Reservierungen

In Co-Working-Büros, sogar in den kleineren, gibt es eine Vielzahl von Unternehmen und freiberuflichen Mietern. Jeder von ihnen wird irgendwann einen Meetingraum benötigen. Ein Raumbuchungssystem macht es sowohl für Büromanager als auch für Nutzer leicht, den Überblick zu behalten und Räume zu reservieren. Ein Tablet vor dem Raum zeigt den Status an, während ein TV-Bildschirm in der Lobby dasselbe tut.

2. Raumnutzung auf den Punkt gebracht

Häufig sind Konferenzräume viel zu groß für die Anzahl der Teilnehmer. Mit einem Raumbuchungssystem haben die Organisatoren volle Transparenz über die Größe der Räume und ihre Ausstattung. So können kleine Gruppen in kleineren Räumen tagen, während die größeren Säle für wichtige Meetings oder größere Versammlungen offenbleiben.


3. Selbstbedienung bei der Buchung

Früher bedeutete das Reservieren eines Meetingraums, einen Termin mit dem Empfang oder dem Büromanager zu vereinbaren. Ein Konferenzraum-Buchungssystem ermöglicht es den Nutzern jedoch, einen Raum digital zu buchen. Apps wie Gobright ermöglichen es den Menschen, über ihr Smartphone jederzeit und von überall aus, einen Raum zu buchen. Diese Lösungen lassen sich übrigens auch mit gängigen E-Mail- und Kalender-Tools verknüpfen.

4. Einhaltung von Zeitplänen

Ein Raumbuchungssystem hilft, die Einhaltung von Zeitplänen zu gewährleisten. Dadurch lassen sich strikte Zeitpläne durchführen, sodass jeder einen fairen Gebrauch von den gegebenen Räumlichkeiten haben kann. So wird sichergestellt, dass jeder Nutzer bzw. Mitarbeiter den Raum im geplanten Zeitrahmen verwenden kann.